Die Arbeitswelt ist in ständigem Wandel. Besonders beeinflusst wird sie dabei inzwischen durch die Digitalisierung. Immer mehr Prozesse, Tools und Arbeitsformen sind digital und sorgen dafür, dass Teams zeit- und ortsunabhängig zusammenarbeiten können. Das sorgt einerseits für mehr Flexibilität und bessere Zusammenarbeit, andererseits aber auch für Herausforderungen und eine schnelllebige Welt. Wir geben heute einen Überblick, wie unsere Arbeitswelt schon heute durch die Digitalisierung beeinflusst wird – häufig ohne, dass wir es bewusst wahrnehmen – und welche konkreten Änderungen es 2023 gibt, die die Digitalisierung in der Arbeitswelt weiter vorantreiben.
Wie die Digitalisierung unsere Arbeitswelt schon jetzt beeinflusst
Bereits heute haben sich viele Veränderungen in der Arbeitswelt durch die Digitalisierung durchgesetzt. Einige dieser Veränderungen fallen auf, weil sie ein grundlegendes Umdenken erfordern, andere wiederum sind bereits so normal geworden, dass sie uns im Arbeitsalltag gar nicht mehr auffallen. Diese vier Beispiele zeigen, wie essenziell die Rolle bereits ist, die Digitalisierung in der Arbeitswelt spielt:
Digitaler Arbeitsplatz
Vor allem in Berufen, die hauptsächlich im Büro ausgeführt werden, arbeiten die meisten Mitarbeiter:innen schon heute zum Großteil an einem digitalen Arbeitsplatz. Briefe wurden längst durch E-Mails ersetzt, Berichte durch digitale Dokumente und Berechnungen durch Excel-Tabellen. Der Arbeitsplatz ist damit hauptsächlich der PC, Laptop oder auch das Tablet oder Smartphone. Software unterstützt Mitarbeitende in ihrem Arbeitsalltag: Dabei kann es sich um die Buchhaltungssoftware handeln, aber auch um das IT-System, das die Produktionsmaschine kontrolliert, sodass die eigentliche Arbeit nicht mehr vom Mitarbeitenden selbst, sondern von der Maschine durchgeführt wird.
Zeit- & ortsunabhängiges Arbeiten
Die zahlreichen Tools zur digitalen Zusammenarbeit ermöglichen uns die zeit- und ortsunabhängige Arbeit. Virtuelle Meetings und zeitversetzte Kommunikation über Chats sind spätesten seit der Pandemie zum Alltag in vielen Unternehmen geworden. Teams können auch aus dem Homeoffice produktiv zusammenarbeiten, wenn sie Zugriff auf die entsprechenden digitalen Tools haben. Ebenso spielen die exakten Arbeitszeiten eine immer unwichtigere Rolle – solange Projekte zum Abschlussdatum finalisiert wurden und Absprachen mit Kolleg:innen getroffen werden, können Mitarbeitende auch in den Abendstunden oder sogar in einer anderen Zeitzone arbeiten.
Digitale & automatisierte Prozesse
Ob in der Produktion, in der Dokumentenablage oder in der Erstellung von Planungskonzepten – immer mehr Prozesse konnten digitalisiert oder sogar bereits automatisiert werden. Wird zum Beispiel die Mailablage automatisiert, können Mitarbeiter:innen sich voll auf fachliche Aufgaben konzentrieren und ihre Arbeitszeit produktiver nutzen. Einen besonders großen Einfluss hat gerade die Automatisierung aber in der Produktion: Ganze Produktionslinien können ohne menschliches Eingreifen arbeiten, sodass Mitarbeitende sich auf Neuentwicklungen und kreative Aufgaben fokussieren können.
Ressourcen schonen durch hybride Lösungen
Nicht alle Prozesse und Konzepte müssen und sollten digitalisiert werden. Zwar öffnet uns die Digitalisierung in der Arbeitswelt unzählige Türen zur produktiveren und flexibleren Zusammenarbeit – dennoch stehen wir nicht in der Verpflichtung, den gesamten Arbeitsalltag zu digitalisieren. Auch hybride Lösungen sind möglich. Wie sich während der Pandemie gezeigt hat, funktioniert virtuelle Zusammenarbeit in vielen Bereichen einwandfrei. Gerade in intensiver Projektarbeit bevorzugen viele Teams jedoch nach wie vor persönliche Meetings, in denen sie gemeinsam an Flipcharts oder mit anderen kollaborativen Methoden arbeiten können. Letztendlich gilt es, eine gesunde Mischung zwischen digitaler und nicht-digitaler Arbeit zu finden, um Ressourcen zu schonen und die bestmögliche Zusammenarbeit zu ermöglichen.
2023: Veränderungen der Arbeitswelt durch weitere Digitalisierung
Auch 2023 ist der Arbeitsmarkt wieder geprägt von Entwicklungen im Bereich der Digitalisierung. Digitale Arbeitsmodelle sollen für Arbeitgeber:innen und Arbeitnehmer:innen gleichermaßen einfacher zugänglich sein, bestehende Hürden sollen abgebaut werden. Dazu gibt es einige Veränderungen für die Arbeitswelt:
- Digitale Zeiterfassung
Arbeitgeber:innen sind laut Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) dazu verpflichtet, Dauer, Beginn, Lage und Ende der Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden zu erfassen. Das ergab das Urteil des Bundesarbeitsgerichts im September 2022: Nur so könne ein effektiver Arbeitnehmerschutz gewährleistet werden. Das Gericht legte dabei auch fest, dass die einfache Bereitstellung eines Zeiterfassungssystems nicht ausreiche – die konkrete Umsetzung bleibt jedoch den Unternehmen selbst überlassen. Das ermöglicht den Einsatz digitaler Tools zur Zeiterfassung. Während grundsätzlich natürlich auch die Zeiterfassung in einer einfachen Excel-Tabelle möglich ist, gibt es jedoch auch Softwarelösungen, die neben der reinen Zeiterfassung auch die Projektarbeit vereinfachen. Viele Freelancer arbeiten bereits seit Jahren mit Tools zur Zeiterfassung wie Mite oder Clockodo, die sich an Projektmanagement-Tools anbinden lassen und so zeitgleich auch den Kund:innen einen Überblick über geleistete Arbeitszeit und Kosten geben. - Arbeitszimmer & Homeoffice-Pauschale
Für Arbeitnehmer:innen wurde in diesem Jahr die steuerliche Absetzbarkeit des Arbeitszimmers und damit die Arbeit im Homeoffice erleichtert. Sie können eine Jahrespauschale von der Steuer absetzen, wenn sich der Mittelpunkt ihrer beruflichen Tätigkeit im häuslichen Arbeitszimmer befindet oder alternativ die tatsächlichen Aufwendungen aufführen. Arbeitnehmer:innen, die sich in hybriden Arbeitsmodellen befinden und nur tageweise im Homeoffice arbeiten, können ab 2023 bis zu 210 Tage die während der Pandemie eingeführte Homeoffice-Pauschale von sechs Euro pro Tag in Anspruch nehmen – maximal also 1.260 Euro pro Jahr. Hierfür ist kein abgetrenntes Arbeitszimmer nötig – der Küchentisch reicht also als Arbeitsplatz aus. - Digitale Krankmeldung
Eine Erleichterung für Arbeitgeber:innen sowie Arbeitnehmer:innen bringt die digitale Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung mit sich. Seit Januar 2023 werden die AU-Daten elektronisch zur Verfügung gestellt – Arbeitgeber:innen können sie selbst bei den Krankenkassen abrufen. Arbeitnehmer:innen müssen ihre Krankmeldung demnach nicht mehr selbst einreichen, erhalten jedoch weiterhin ihre AU auf Papier, falls es Schwierigkeiten mit der digitalen Variante gibt. - Elektronische Lohnsteuerbescheinigung
Eine organisatorische Umstellung gibt es bei der Ausstellung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung. Statt der eTIN, die Arbeitgeber:innen bisher zur eindeutigen Personenzuordnung vergeben konnten, muss die Lohnsteuerbescheinigung jetzt unter Angabe der Steuer-Identifikationsnummer der Arbeitnehmer:innen an das Finanzamt übermittelt werden. Unternehmen müssen sich demnach darum kümmern, rechtzeitig die Steuer-ID der Mitarbeitenden von ihnen anzufordern, sofern sie noch nicht vorliegt.
Fazit: Die Arbeitswelt der Zukunft ist digital
Veränderungen in der Arbeitswelt sind unumgänglich. In unserer schnelllebigen Welt gibt es inzwischen immer mehr digitale Tools, Arbeitsmethoden und Vorgaben. Diese in den Arbeitsalltag zu integrieren, kann für Arbeitnehmer:innen und Arbeitgeber:innen zur Herausforderung werden: Die konkrete Umsetzung von (digitaler) Zeiterfassung ist ein gutes Beispiel für diese Veränderungen. Dennoch bringen alle Herausforderungen, die durch diese Neuerungen entstehen, wiederum eine große Chance mit sich: die Chance, Arbeitsplätze und die Zusammenarbeit digitaler und flexibler zu gestalten. Je digitaler Jobs sind, desto interessanter sind sie für viele Arbeitnehmer:innen: Digitale Arbeitsplätze, Homeoffice und flexible Arbeitszeiten werden inzwischen immer lauter gefordert.
Es entsteht jedoch auch die Möglichkeit für alternative Arten der Zusammenarbeit: Statt ausschließlich nach neuen Angestellten zu suchen, können Unternehmen auch mit Freelancern zusammenarbeiten – hier öffnen digitale Arbeitsmodelle neue Türen und erleichtern die Personalsuche.
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