Preisgestaltung für Freelancer – so funktioniert’s

Es gibt zahlreiche unterschiedliche Wege, über die Unternehmen Freelancer beauftragen können. Ob vollständige Projektbegleitung, Teilprojekte oder als beratende Unterstützung für wenige Stunden – die Zusammenarbeit kann so flexibel gestaltet werden, wie es sich Auftraggeber:in und Freelancer wünschen. Eine essenzielle Rolle für eine erfolgreiche Zusammenarbeit bildet dabei jedoch die Preisgestaltung. Anders als pauschal wie in der Festanstellung werden Freelancer schließlich für genau die Arbeit bezahlt, die sie geleistet haben. Wir geben heute einen Überblick über die Möglichkeiten, die Freelancer in der Preisgestaltung für ihre Dienstleistungen haben, wie die Abrechnung in unterschiedlichen Branchen aussieht und welche Art der Preisgestaltung sich in welcher Situation lohnt.

Möglichkeiten zur Preisgestaltung

Es gibt grundsätzlich 3 unterschiedliche Wege, mit denen Selbstständige ihre Leistungen bei Kunden und Kundinnen abrechnen können: nach Stundensatz, Tagessatz oder auf Projektbasis. So funktionieren die drei Formen:

• Stundensatz: Beim Stundensatz handelt es sich um den Preis, den Freiberufler:innen für eine Stunde ihrer Arbeit ansetzen. Diese Abrechnungsart kommt häufig bei kleineren Projekten mit detaillierter Aufgabenbeschreibung zum Einsatz – sie erfordert aber auch eine entsprechend detaillierte Zeiterfassung.
• Tagessatz: Viele Freelancer bieten Unternehmen auch an, ihre Leistungen für ganze Tage zu buchen. Berechnet wird der Tagessatz grundsätzlich auf Basis eines Arbeitstages mit 8 Stunden. Besonders für umfangreichere Projekte, in denen nicht jeder Tätigkeitsschritt auf der Rechnung aufgeführt werden muss, eignet sich diese Form der Preisgestaltung.
• Projektbasis: Freelancer, die grundsätzlich mit Paketen arbeiten, weil ihre Leistungen in unterschiedlichen Projekten einen ähnlichen Umfang haben, können auch auf Projektbasis abrechnen. Hier wird ein pauschaler Preis zu Beginn des Projekts ausgemacht – die tatsächlichen Arbeitsstunden oder -tage spielen keine Rolle mehr.

Wie kann ich meinen Stunden- oder Tagessatz ermitteln?

Die Berechnung des Stundensatzes basiert grundsätzlich nur auf zwei Angaben: der produktiven Arbeitszeit und den regelmäßigen Kosten. Die Kosten geteilt durch die Arbeitszeit ergeben den Stundensatz. In die Berechnung der eigenen Arbeitszeit müssen jedoch einige Faktoren wie beispielsweise Krankheits- und Urlaubstage, Akquisezeiten, Buchhaltung und Weiterbildung mit eingerechnet werden. Regelmäßige Kosten umfassen neben den privaten Lebenshaltungskosten vor allem Kosten für den Arbeitsplatz, die Ausstattung und Versicherungen. Bei der Kalkulation des Stundensatzes sollten Freelancer sich zu Beginn unbedingt ausreichend Zeit nehmen – dieser Wert bildet schließlich die Basis für jede Kundenarbeit. Den Tagessatz ermittelt man in der Regel, indem man den Stundensatz auf 8 Stunden hochrechnet. Einige Freelancer geben hier noch einen kleinen Rabatt und runden den Wert ab.

Status Quo für die Preisgestaltung in unterschiedlichen Branchen

In unterschiedlichen Branchen und Aufgabenfeldern gibt es unterschiedliche Standards in Bezug auf die Preisgestaltung von Dienstleistungen. Entstanden sind diese Unterschiede durch verschiedene Arten von Projekten – während Projekte in der Baubranche beispielsweise oft langfristig laufen und entsprechend für vollständige Bauphasen kalkuliert werden, ist in der IT-Branche viel Flexibilität gefragt und es gibt häufig kleinere Projekte – beispielsweise kann es sich schlicht um kürzere Tage handeln, weil nur kleine Anpassungen in einer Software vorgenommen werden müssen.

Abrechnung nach Stundensatz in der IT-Branche

In der IT-Branche wird die Zusammenarbeit zwischen Freelancer und Unternehmen meist auf flexibler Stundenbasis abgerechnet.  [t.2]  Ein Tag kann hier schnell deutlich mehr als 8 Stunden haben, wenn Themen zeitnah abgearbeitet werden müssen oder wenn es um das Troubleshooting geht. Lässt sich eine Aufgabe ohne Hindernisse und Fehler lösen, kann der Arbeitstag auch bereits nach wenigen Stunden abgeschlossen sein. Hier lohnt es sich also durchaus, entsprechend der tatsächlich geleisteten Stunden die Preise zu gestalten. Wichtige Voraussetzung ist jedoch eine detaillierte Führung des Stundenzettels, damit alle Beteiligten die Leistungen, Arbeitszeit und Preise nachvollziehen können.

Gemischte Abrechnung in der Baubranche

Schauen wir uns die Baubranche an, ist die optimale Preisgestaltung nicht so eindeutig wie in der IT. Hier ist es abhängig vom Job, ob nach Stundensatz oder nach Tagessatz abgerechnet wird. Während Bauleiter:innen in der Regel nach Tagessatz abrechnen, wird bei Planer:innen der Stundensatz als Basis verwendet. Auch hier geht es um die Planbarkeit des typischen Arbeitstages, aber auch um die Zusammenarbeit mit anderen Projektbeteiligten. Viele Planer:innen können ihren Planungsaufgaben erst einmal stundenweise und eigenständig nachgehen, während Bauleiter:innen in der Regel für gesamte Tage im Projekt zur Verfügung stehen. Auch, wenn die Aufwandserfassung hier weniger detailliert erfolgen muss als in der Abrechnung nach Stunden, sollte es dennoch einen groben Überblick über die geleistete Arbeit pro Tag geben.

Abrechnung auf Projektbasis in kreativen Branchen

In der Bau- und der IT-Branche sieht jedes Projekt anders aus. Es gibt kaum die Möglichkeit, Leistungspakete festzulegen und sie standardisiert an Kunden zu verkaufen. Anders sieht das in kreativen Berufen aus. Hier gibt es häufig die Möglichkeit, feste Pakete wie klassische Produkte zu schnüren – etwa für das Design einer Website oder die Erstellung von Social Media Posts – weshalb hier oft auf Projektbasis abgerechnet wird.

Wann lohnt sich die Preisgestaltung nach Stunden- und wann nach Tagessatz?

Sowohl die Abrechnung nach Stundensatz als auch nach Tagessatz basiert auf geleisteter Arbeitszeit. Viele Freelancer fragen sich deshalb, welche Form der Preisgestaltung für ihre Dienstleistungen die passende ist. Beide sind besonders transparent für Freelancer und Unternehmen – sie zeigen anders als bei der projektbasierten Abrechnung konkret, welche Leistungen mit welchem Zeitaufwand durchgeführt wurden. Diese Vor- und Nachteile bringen die beiden Formen mit sich.

Vorteile des Stundensatzes im Überblick

• Sehr genaue Abrechnung der Arbeitszeit
• Abrechnung auch für sehr kurze und simple Aufgaben möglich
• Überblick über alle Teilaufgaben des Projekts für alle Seiten

Mögliche Nachteile beim Stundensatz

• Hoher Zeitaufwand für die Erfassung
• Dauerhafter Druck zu Produktivität

Vorteile des Tagessatzes im Überblick

•  Freie Aufteilung der Arbeitszeiten bei hoher Flexibilität des Auftraggebers
• Geringer Aufwand bei der Aufgabenerfassung
• Psychologischer Vorteil bei hoher Anzahl an Arbeitsstunden

Mögliche Nachteile beim Tagessatz

• Weniger detaillierter Überblick über geleistete Arbeit
• Nur für größere Projekte geeignet

Preisgestaltung nach Erfahrungswerten: Kalkulationen sind nicht in Stein gemeißelt

Bei der Preisgestaltung geht es vor allem auch um eines: Erfahrung. Kein Freelancer kann seine benötigte Arbeitszeit von Beginn an perfekt kalkulieren und wissen, welches Abrechnungsmodell am besten funktioniert. Das kann von Projekt zu Projekt auch durchaus variieren – bei einigen Kund:innen ist Flexibilität gefragt und deshalb die Kalkulation nach Stundensatz sinnvoll, bei anderen wiederum geht es um ein großes Projekt, das besser in Tagen geplant werden kann. Lediglich bei der ersten Ermittlung des Stundensatzes sollten Freelancer sich umfassend Gedanken machen und eine detaillierte Rechnung erstellen, um eine realistische Basis zu schaffen. Mit der Zeit bekommt man als Selbstständige:r ein Gefühl für diese Kalkulationen, sodass sich der bevorzugte Ansatz der Abrechnung unter Umständen auch ändern kann.

Helfen kann an dieser Stelle auch die Zusammenarbeit mit einer Personalberatung. Bei ambass übernehmen wir die organisatorischen Aufgaben rund um die Projektarbeit und vermitteln zwischen Unternehmen und Freelancern. Zeitgleich entfällt der Aufwand für Akquisearbeit während der Projektarbeit. Lassen Sie sich gerne unverbindlich von unserem Team beraten oder reichen Sie ein Suchmandat bei uns ein. Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen!

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